Управління діловодства та контролю апарату облдержадміністрації (далі-управління) утворюється головою облдержадміністрації відповідно до Закону України «Про місцеві державні адміністрації».
Управління у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови облдержадміністрації.
До складу управління входять:
- відділ автоматизованої системи діловодства ;
- відділ опрацювання документів:
- відділ контролю.
Основні завдання та напрямки роботи управління
- Розроблення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами в облдержадміністрації незалежно від форми їх створення.
- Організація діловодства в апараті облдержадміністрації.
- Контроль за дотриманням єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними незалежно від форми їх створення в умовах впровадження електронного документообігу.
- Здійснення контролю за виконанням управліннями та відділами апарату, структурними підрозділами облдержадміністрації, райдержадміністраціями, територіальними органами міністерств та інших центральних органів виконавчої влади в частині здійснення ними повноважень місцевих держадміністрацій та органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади актів та доручень Президента України, Кабінет Міністрів України, Верховної Ради України, доручень Офісу Президента України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації, запитів і звернень народних депутатів України та депутатів місцевих рад, інших документів, в яких встановлені завдання , а також аналізу причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.
- 3абезпечення електронного листування між облдержадміністрацією та Офісом Президента України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, органами виконавчої влади, іншими державними установами через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.
- Організаційно-технічне забезпечення засідань колегії облдержадміністрації, апаратних нарад, що проводяться головою облдержадміністрації.
- Ведення архівної справи в апараті облдержадміністрації.
- Внесення записів про внесення змін, доповнень, втрату чинності або скасування в оригінали розпоряджень голови облдержадміністрації, наказів керівника апарату облдержадміністрації, в тому числі тих, що зберігаються в архіві апарату облдержадміністрації.
- Надання консультативної та методичної допомоги апарату, структурним підрозділам облдержадміністрації, територіальним підрозділам міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, райдержадміністраціям, виконкомам міських рад з питань ведення діловодства та контролю.
- Розроблення номенклатури справ апарату облдержадміністрації.
- Підготовка проектів розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, наказів керівника апарату облдержадміністрації з питань, що належать до компетенції управління.
- Підготовка інформаційно-аналітичних та інших матеріалів з питань, що належать до компетенції управління.